Zanim napiszesz ofertę, zestaw każde wymaganie z zapytania klienta z tym, co potwierdza karta możliwości dostawcy. Claude może pomóc przygotować roboczą tabelę z cytatami i brakami danych. Każdy jej wiersz trzeba później sprawdzić w dokumentach, bo pominięte wymaganie lub dopisana możliwość dostawcy może zmienić treść oferty.
Poniższa procedura korzysta z fikcyjnego RFP. Pokazuje, jakie pliki przygotować, o co poprosić Claude i jak skontrolować tabelę przed rozmową z klientem.
Przygotuj dwa oddzielne pliki
Pierwszy plik to RFP, czyli zapytanie ofertowe klienta. Drugi to karta możliwości dostawcy. Do przećwiczenia procedury możesz skopiować poniższe treści do dwóch plików TXT. Wszystkie dane w przykładzie są fikcyjne.
Fikcyjne RFP:
1. R1: Wszystkie zapytania ze skrzynki `oferty@przyklad.pl` i formularza strony trafiają do jednej kolejki.
2. R2: Każde nowe zapytanie tworzy rekord w CRM.
3. R3: Rekord jest przypisywany handlowcowi według województwa klienta.
4. R4: Cotygodniowy raport obejmuje liczbę zapytań, ich źródło i status.
5. R5: System pobiera stany magazynowe z systemu ERP używanego przez klienta.
6. R6: Dostawca szkoli handlowców przed uruchomieniem procesu.
Fikcyjna karta możliwości dostawcy:
Obsługujemy zapytania ze skrzynki i formularza w jednej kolejce. Dla każdego nowego zapytania tworzymy rekord w CRM. Rekord może zostać przypisany handlowcowi według województwa klienta. Cotygodniowy raport pokazuje liczbę zapytań, ich źródło i status.
Karta nie podaje informacji o pobieraniu stanów magazynowych z ERP ani o szkoleniu. To dwa braki w dokumencie, a nie dowód, że dostawca nie może spełnić tych wymagań.
Dodaj pliki do rozmowy w Claude
Dokumentacja Claude opisuje dodawanie plików PDF, DOCX i TXT do rozmowy. Kliknij przycisk „+” przy polu wiadomości, wybierz „Add files or photos”, wskaż oba pliki i kliknij „Open”. Możesz też przeciągnąć pliki do okna rozmowy.
Jeśli pracujesz z PDF, sprawdzaj numery stron w przeglądarce PDF. Numer pokazany przez przeglądarkę może różnić się od numeru wydrukowanego na stronie. Dla plików DOCX i TXT nie wpisuj numeru w kolumnie „Strona PDF”.
Claude pobiera z dokumentów innych niż PDF tekst. Jeżeli ważne informacje znajdują się w diagramie osadzonym w DOCX, nie zakładaj, że model je odczyta. Przed pracą na rzeczywistym zapytaniu ustal też, czy wolno przekazać dokumenty klienta do zewnętrznego narzędzia.
Poproś o macierz wymagań
Dla dwóch fikcyjnych plików użyj takiego promptu:
Pracuj na dwóch załączonych plikach: rfp-fikcyjne.txt
i karta-fikcyjna.txt.
Przygotuj tabelę z kolumnami:
ID | Wymaganie | Cytat z RFP | Strona PDF |
Odpowiedź dostawcy z karty możliwości | Brak danych |
Pytanie do klienta
Utwórz osobny wiersz dla każdego wymagania RFP.
Przepisz cytat dosłownie. Odpowiedź dostawcy oprzyj
wyłącznie na karcie możliwości.
Jeśli karta nie opisuje wymagania, wpisz w kolumnie
„Brak danych”, jakiej informacji brakuje. Nie uznawaj
milczenia karty za odmowę ani potwierdzenie możliwości.
Pytanie do klienta zaproponuj wtedy, gdy trzeba
doprecyzować wymaganie. Dla plików TXT pozostaw
kolumnę „Strona PDF” pustą.
Na końcu wypisz identyfikatory wszystkich wymagań
ujętych w tabeli oraz tych, które według ciebie nie
mają odpowiednika w karcie możliwości.Przy innych plikach zmień w pierwszym zdaniu ich nazwy. Polecenie utworzenia osobnego wiersza pomaga uporządkować odpowiedź, ale nie gwarantuje, że Claude niczego nie pominie.
Tak wygląda ręcznie wypełniony przykład
Dwa poniższe wiersze zostały wypełnione na podstawie fikcyjnych tekstów podanych wyżej. Nie są wynikiem testu w interfejsie Claude.
| ID | Wymaganie | Cytat z RFP | Strona PDF | Odpowiedź dostawcy z karty możliwości | Brak danych | Pytanie do klienta |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R1 | Wspólna kolejka zapytań | „Wszystkie zapytania ze skrzynki `oferty@przyklad.pl` i formularza strony trafiają do jednej kolejki.” | Karta opisuje obsługę skrzynki i formularza w jednej kolejce. | |||
| R5 | Pobieranie stanów magazynowych | „System pobiera stany magazynowe z systemu ERP używanego przez klienta.” | Karta nie opisuje połączenia z ERP ani pobierania stanów. | Z jakiego systemu ERP korzystacie i jakie dane mają być pobierane? |
Przy R5 trzeba również zapytać dostawcę, czy może obsłużyć wskazany system ERP. Nie wpisuj „nie spełnia” na podstawie samej karty. Tak samo potraktuj R6: brak opisu szkolenia w karcie wymaga potwierdzenia u dostawcy.
Sprawdź tabelę przed napisaniem oferty
Otwórz oba pliki obok tabeli i przejdź przez nią w tej kolejności:
1. Porównaj identyfikatory i policz wymagania. W ćwiczeniu powinny wystąpić osobne wiersze R1–R6.
2. Sprawdź każdy cytat słowo w słowo z RFP. Przeczytaj też zdanie przed nim i po nim, aby nie zgubić warunku.
3. Porównaj każdą odpowiedź dostawcy z kartą możliwości. Usuń z tabeli możliwości, których karta nie opisuje.
4. Przy PDF sprawdź każdą wskazaną stronę w przeglądarce pliku.
5. Oddziel pytania do klienta od pytań do dostawcy. Klient wyjaśnia swoje wymaganie; dostawca potwierdza, co może zaoferować.
Do własnej kontroli możesz skopiować pustą macierz:
| ID | Wymaganie | Cytat z RFP | Strona PDF | Odpowiedź dostawcy z karty możliwości | Brak danych | Pytanie do klienta |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R1 | ||||||
| R2 | ||||||
| R3 | ||||||
| R4 | ||||||
| R5 | ||||||
| R6 |
Tabela porządkuje pracę przed ofertą. Nie potwierdza prawdziwości karty dostawcy ani tego, że opisane rozwiązanie zadziała u klienta. Gdy wiersz zawiera brak danych, uzyskaj odpowiedź od właściwej strony, zanim wpiszesz zobowiązanie do oferty.
Źródła
- Anthropic, Upload files to Claude — obsługiwane dokumenty, dodawanie plików, numery stron PDF i odczyt dokumentów innych niż PDF.
