Zbierz ofertę, FAQ i dwa case studies, dodaj je do jednego Notatnika Gemini, a następnie wygeneruj kartę z odpowiedziami dla handlowców. Każdy wpis powinien zawierać obiekcję, krótką odpowiedź, pytanie doprecyzowujące, dowód z dokumentu oraz warunek przekazania sprawy do innej osoby.
Przed udostępnieniem karty sprawdź ją trzema pytaniami, na które nie ma odpowiedzi w materiałach. Jeśli narzędzie dopisze brakującą informację, odrzuć odpowiedź i popraw instrukcję.
Dlaczego do tego zadania nadaje się Notatnik Gemini
Notatnik Gemini odpowiada na podstawie źródeł dodanych do notatnika i zaznaczonych w panelu Czat. Zwykły czat w aplikacji Gemini może korzystać również z wyszukiwarki i innych narzędzi.
Ta różnica pozwala ograniczyć kartę obiekcji do informacji zatwierdzonych przez firmę. Handlowiec nadal musi sprawdzić odpowiedź, ale może przejść od cytatu do dokumentu, na którym opiera się dana informacja. Google zastrzega, że przy krótkich materiałach cytat prowadzący do konkretnego fragmentu może się nie pojawić.
Inny sposób wykorzystania tej funkcji opisujemy w poradniku o Notatnikach Gemini do szkolenia handlowców. Tam celem jest przygotowanie do rozmowy. Tutaj powstaje karta odpowiedzi, którą zespół może aktualizować wraz z ofertą i FAQ.
Jakie materiały przygotować
Do pierwszej wersji karty wystarczą cztery dokumenty:
- oferta lub cennik z cenami, zakresem pakietów i standardowym czasem uruchomienia,
- FAQ z zatwierdzonymi odpowiedziami i sprawami wymagającymi konsultacji,
- case study z wynikiem, liczbą uczestników i okresem pomiaru,
- drugie case study, najlepiej dotyczące innego typu klienta lub zakresu wdrożenia.
W każdym materiale zaznacz również ograniczenia. Jeśli case study nie mierzyło wpływu na sprzedaż, napisz to wprost. Jeśli cennik nie obejmuje rabatów i niestandardowych warunków, wskaż osobę odpowiedzialną za takie pytania.
Tak przygotowane dokumenty zmniejszają ryzyko, że wynik jednego klienta zostanie przedstawiony jako obietnica dla kolejnego. Więcej wskazówek dotyczących materiałów źródłowych znajdziesz w artykule o tym, jak klienci sprawdzają dostawcę przez AI.
Notatnik obsługuje między innymi tekst, PDF, DOCX, Markdown, CSV, prezentacje i Dokumenty Google. Przed dodaniem materiałów sprawdź, czy możesz przekazać je do zewnętrznej usługi zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
Krok 1. Dodaj i zaznacz źródła
Otwórz funkcję Notatniki na stronie gemini.google.com i utwórz notatnik dla konkretnego produktu lub oferty.
Następnie:
1. Dodaj ofertę, FAQ i oba case studies.
2. Przejdź do panelu Czat.
3. Zaznacz dokumenty, które mają być używane przy tworzeniu karty.
4. Sprawdź, czy na liście nie ma starego cennika lub niezatwierdzonej wersji oferty.
5. Ustaw niestandardowy styl odpowiedzi.
Nie łącz w jednym notatniku materiałów dotyczących kilku produktów, jeżeli mają różne ceny, warunki lub osoby odpowiedzialne za konsultacje.
Krok 2. Ustaw instrukcję dla karty
Instrukcja określa strukturę odpowiedzi i sposób postępowania z pytaniami bez pokrycia. Wklej ją jako niestandardowy styl odpowiedzi:
Odpowiadaj wyłącznie na podstawie materiałów zaznaczonych jako źródła w tym notatniku. Nie korzystaj z informacji spoza tych dokumentów.
Dla każdej obiekcji zwróć pięć pól:
1. Obiekcja – dokładne pytanie lub wątpliwość klienta.
2. Krótka odpowiedź – jedno lub dwa zdania, które nie wykraczają poza treść dokumentów.
3. Pytanie doprecyzowujące – jedno pytanie, które handlowiec powinien zadać przed udzieleniem odpowiedzi.
4. Dowód – nazwa dokumentu i fragment potwierdzający odpowiedź.
5. Warunek eskalacji – sytuacja, w której pytanie trzeba przekazać właścicielowi tematu.
Jeśli odpowiedzi nie ma w zaznaczonych źródłach, wpisz dokładnie:
BRAK W ŹRÓDŁACH — przekaż do właściciela tematu.
Nie przedstawiaj wyniku pojedynczego case study jako obietnicy dla innych klientów. Nie uzupełniaj brakujących informacji własną wiedzą.Pole „Dowód” powinno zawierać nazwę i fragment dokumentu nawet wtedy, gdy Notatnik nie wyświetli osobnego cytatu prowadzącego do konkretnego miejsca.
Krok 3. Wygeneruj kartę obiekcji
Przygotuj listę rzeczywistych pytań klientów. Dodaj do niej także kilka pytań kontrolnych, na które dokumenty nie odpowiadają.
Przykładowy prompt:
Na podstawie zaznaczonych źródeł przygotuj kartę obiekcji dla poniższych pytań:
1. Ile kosztuje pakiet Team?
2. Jak długo trwa uruchomienie?
3. Jakie wyniki zostały udokumentowane?
4. Czy firma ma certyfikat ISO 27001?
5. Czy produkt integruje się z Salesforce?
6. Czy możecie zagwarantować 20% wzrostu sprzedaży?
Dla każdego pytania wypełnij pięć pól zgodnie z ustawioną instrukcją. Jeśli źródła nie potwierdzają odpowiedzi, użyj stałego komunikatu odmownego.Pierwsze trzy pytania powinny prowadzić do informacji obecnych w przykładowych materiałach. Pozostałe sprawdzają, czy narzędzie zatrzyma się przy braku danych.
Jak powinien wyglądać wynik
Poniższa karta korzysta z czterech fikcyjnych materiałów firmy SalesAtlas. Liczby nie opisują prawdziwego produktu ani wdrożenia.
| Obiekcja | Krótka odpowiedź | Pytanie doprecyzowujące | Dowód | Warunek eskalacji |
|---|---|---|---|---|
| Ile kosztuje pakiet Team? | Pakiet Team kosztuje 12 000 zł netto rocznie i obejmuje 20 kont. | Ilu aktywnych kont potrzebuje zespół? | Oferta SalesAtlas, fragment o cenie pakietu Team | Przekaż pytanie do opiekuna, jeśli klient oczekuje rabatu lub niestandardowych warunków. |
| Jak długo trwa uruchomienie? | Standardowe uruchomienie trwa 10 dni roboczych od akceptacji materiałów. | Kiedy klient może przekazać komplet materiałów? | Oferta SalesAtlas, fragment o standardowym uruchomieniu | Przekaż pytanie dalej, jeśli wymagany termin jest krótszy lub warunki odbiegają od opisanych w ofercie. |
| Jakie wyniki zostały udokumentowane? | W pilotażu ModaPro, obejmującym 14 handlowców, średni czas przygotowania odpowiedzi spadł po sześciu tygodniach z 18 do 7 minut. Materiał nie mierzył wpływu na przychód. | Jaki wynik klient chce poprawić? | Case study ModaPro, fragment z wynikiem pilotażu | Przekaż pytanie dalej, jeśli klient pyta o przychód, wzrost sprzedaży lub gwarancję wyniku. |
| Czy firma ma certyfikat ISO 27001? | BRAK W ŹRÓDŁACH — przekaż do właściciela tematu. | — | — | Zawsze przekaż pytanie dalej. |
| Czy produkt integruje się z Salesforce? | BRAK W ŹRÓDŁACH — przekaż do właściciela tematu. | — | — | Zawsze przekaż pytanie dalej. |
| Czy możecie zagwarantować 20% wzrostu sprzedaży? | BRAK W ŹRÓDŁACH — przekaż do właściciela tematu. | — | — | Zawsze przekaż pytanie dalej. |
W trzecim wierszu karta zachowuje liczbę uczestników, okres pomiaru i informację o tym, czego case study nie mierzyło. Dzięki temu handlowiec może przytoczyć wynik bez zamieniania go w gwarancję.
Krok 4. Sprawdź pytania bez pokrycia
Przed przekazaniem karty handlowcom zadaj trzy dodatkowe pytania, na które nie odpowiada żaden dokument. Mogą dotyczyć na przykład:
- zgodności produktu z wymaganiami branży finansowej,
- rozwiązania umowy przed terminem,
- działania bez dostępu do internetu.
Każda odpowiedź zawierająca nieudokumentowaną funkcję, warunek lub obietnicę oznacza błąd. Nie wystarczy ostrożne zastrzeżenie typu „prawdopodobnie” albo „zwykle”. Przy braku informacji oczekiwanym wynikiem jest ustalony komunikat odmowny.
Jeśli Notatnik dopisze odpowiedź:
1. sprawdź, czy właściwe źródła były zaznaczone,
2. ponownie ustaw zakaz używania informacji spoza dokumentów,
3. wygeneruj kartę jeszcze raz,
4. nie przekazuj jej zespołowi, dopóki wszystkie pytania kontrolne nie kończą się odmową.
Co potwierdziła lokalna walidacja
Lokalna walidacja objęła sześć przygotowanych scenariuszy: trzy odpowiedzi z pokryciem oraz trzy pytania bez odpowiedzi w dokumentach. Walidator sprawdzał obecność pięciu pól, zgodność fragmentu dowodowego z materiałem oraz użycie ustalonego komunikatu odmownego. Wszystkie sześć scenariuszy przeszło kontrolę.
Nie był to test Notatnika Gemini. Nie sprawdzono importu plików, jakości generowania, polskiej wersji interfejsu ani działania cytatów po kliknięciu. Walidacja potwierdza spójność zaproponowanej karty i kryteriów oceny, ale nie dowodzi, że narzędzie odtworzy wynik bez błędów na dowolnym zestawie dokumentów.
Dlatego ostatni krok wykonuje użytkownik na własnym koncie i własnych materiałach.
Ograniczenia przed przekazaniem karty zespołowi
Karta wymaga ponownej kontroli po każdej zmianie ceny, zakresu oferty, FAQ lub case study. Zaktualizuj wtedy źródło, wygeneruj kartę ponownie i powtórz pytania bez pokrycia.
Dokumentacja Google potwierdza możliwość przechodzenia z cytatu do fragmentu źródła, ale przy krótkich materiałach taki cytat może się nie pojawić. Brak odnośnika nie zwalnia z kontroli. Pole „Dowód” nadal powinno wskazywać dokument i odpowiedni fragment.
Przed wysłaniem materiałów sprawdź także zasady Google oraz firmową politykę dotyczącą danych klientów i informacji handlowych. Jeśli firma nie ma ustalonych reguł korzystania z zewnętrznych narzędzi AI, pomocny będzie poradnik o kontroli danych i niezatwierdzonych narzędziach AI.
Zacznij od jednego produktu i kilku często powtarzających się obiekcji. Dopiero po sprawdzeniu odpowiedzi oraz odmów udostępnij kartę kolejnym osobom.
