Sales agent w Microsoft 365 Copilot może korzystać z danych konta lub szansy sprzedaży w CRM oraz informacji dostępnych w Outlooku, spotkaniach i Teams. Przed rozmową potraktuj jego odpowiedź jako materiał do sprawdzenia, a nie gotowy brief. Do dokumentu przenieś tylko informacje potwierdzone w konkretnym rekordzie lub wiadomości. Resztę zapisz jako pytania otwarte albo braki w danych.
Poniższy proces prowadzi od kontroli dostępu do jednokartkowego briefu. Metodę porządkowania sprawdziliśmy lokalnie na fikcyjnych danych. Nie uruchamialiśmy Sales agent na żywym koncie, dlatego nie oceniamy jakości odpowiedzi ani interfejsu narzędzia.
Jakich danych potrzebujesz
Przed rozpoczęciem przygotuj:
- nazwę konta albo identyfikator szansy sprzedaży;
- termin spotkania i nazwiska uczestników;
- okres, z którego chcesz zebrać komunikację;
- dostęp do właściwych rekordów CRM;
- listę tematów, które chcesz potwierdzić podczas rozmowy.
Im dokładniej wskażesz konto, szansę i zakres dat, tym łatwiej unikniesz odpowiedzi obejmującej niepowiązane rekordy.
Krok 1. Sprawdź licencję, instalację i połączenie z CRM
Dostęp do Sales agent wymaga aktywnej licencji Microsoft 365 Copilot. Administrator instaluje i konfiguruje Sales Chat, a następnie łączy go z Dynamics 365 Sales albo Salesforce.
Jeśli agent nie jest widoczny w Microsoft 365 Copilot lub Teams, administrator powinien sprawdzić:
- czy Sales agent został zainstalowany i aktywowany;
- czy organizacja ma odpowiednie licencje;
- czy połączenie z CRM działa;
- czy użytkownik ma dostęp do potrzebnych kont, kontaktów i szans sprzedaży;
- czy podsumowania CRM zostały skonfigurowane.
Sales agent respektuje uprawnienia zalogowanego użytkownika. Nie pokaże rekordu, do którego handlowiec nie ma dostępu w CRM.
Niekompletne rekordy przełożą się na niekompletne podsumowanie. Jeśli zespół rzadko aktualizuje etapy szans, kontakty i notatki, warto najpierw uporządkować sposób pracy z systemem. Więcej o skutkach rozproszonych danych przeczytasz w materiale Autonomiczny CRM zamiast pięciu narzędzi.
Krok 2. Sprawdź dostęp do e-maili, spotkań i Teams
Dane z Outlooka, spotkań, wiadomości Teams i Microsoft People są dostępne przez Microsoft Graph. Zakres informacji zależy od ustawień organizacji oraz uprawnień użytkownika.
Jeśli odpowiedź zawiera rekordy CRM, ale pomija historię komunikacji, sprawdź z administratorem dostęp do Microsoft Graph. Brak wiadomości lub spotkania nie musi oznaczać, że taka komunikacja nie istnieje.
Pytania o treść wcześniejszych spotkań wymagają dostępnej transkrypcji. Bez niej agent nie ma podstawy do odtworzenia przebiegu rozmowy.
Krok 3. Otwórz właściwy widok Sales agent
Pełnoekranowy widok Sales agent jest dostępny w Microsoft 365 Copilot i Teams. Obsługuje karty przygotowania spotkania, które zbierają informacje potrzebne przed rozmową.
Osadzony czat w Outlooku, Wordzie, PowerPoincie, Excelu i Dynamics 365 nie udostępnia kart przygotowania spotkania. Nadal można w nim pytać o konto lub szansę sprzedaży, ale proces trzeba rozpocząć ręcznym poleceniem.
Jeżeli zależy Ci na funkcji przygotowania spotkania, przejdź do pełnoekranowego widoku.
Krok 4. Poproś o dane dotyczące konkretnego konta lub szansy
W poleceniu wskaż rekord i zakres czasu. Możesz zacząć od takiej wersji:
Przygotuj materiał przed spotkaniem dotyczącym konta [NAZWA KONTA]
lub szansy sprzedaży [NAZWA ALBO ID].
Uwzględnij dostępne dla mnie dane CRM oraz komunikację z okresu [ZAKRES DAT].
Dla każdej informacji wskaż źródło i datę.
Oddziel:
1. informacje potwierdzone w rekordach lub wiadomościach,
2. kwestie wymagające potwierdzenia,
3. dane, których nie udało się znaleźć.
Nie traktuj propozycji, planowanej daty ani pułapu budżetu jako potwierdzonej decyzji.Nazwy konta, szansy i okresu zastąp rzeczywistymi danymi. Jeśli interesuje Cię jeden wątek, na przykład SSO, harmonogram albo decyzja budżetowa, nazwij go w poleceniu.
Krok 5. Zawęź zapytanie, gdy rekordów jest za dużo
Microsoft podaje limit 30 rekordów CRM w jednej odpowiedzi. Szerokie pytanie może więc nie objąć całej historii konta.
Zapytanie możesz zawęzić:
- według statusu: `otwarte szanse sprzedaży w etapie Proposal`;
- według właściciela: `działania przypisane do [IMIĘ I NAZWISKO]`;
- według daty: `komunikacja od 1 września`;
- według konta i typu rekordu: `notatki dotyczące konta [NAZWA] z ostatnich 30 dni`.
W lokalnej próbie zawężenie 35 fikcyjnych rekordów według właściciela, statusu i daty pozostawiło trzy pasujące pozycje. Próba potwierdziła logikę filtrowania danych, a nie działanie Sales agent.
Krok 6. Podziel materiał na fakty, pytania i braki
Każdą informację sprawdź w rekordzie CRM, e-mailu, wiadomości Teams albo historii spotkania. Dopiero potem przypisz ją do jednej z trzech sekcji.
Potwierdzone fakty
W tej części umieść informacje, dla których możesz wskazać konkretne źródło i datę.
Przykład na fikcyjnych danych konta Polnova Retail:
- szansa OPP-1042 ma wartość 180 000 zł i etap Proposal; źródło: rekord szansy;
- pilot ma objąć 12 sklepów; źródło: notatka CRM-N1;
- klient odebrał poprawiony harmonogram; źródło: e-mail MAIL-1;
- agenda rozmowy obejmuje SSO, bezpieczeństwo i właściciela wdrożenia; źródło: wiadomość Teams TEAM-1.
Kwota opisana jako pułap budżetu nie oznacza, że budżet został zatwierdzony. W lokalnej próbie takie twierdzenie zostało odrzucone, ponieważ notatka CRM nie zawierała informacji o akceptacji CFO.
Pytania otwarte
Tutaj zapisz kwestie poruszone w danych, ale bez potwierdzonej odpowiedzi:
- Czy CFO zaakceptował budżet?
- Czy SSO mieści się w cenie oferty?
- Czy klient potwierdził start pilota 6 października?
- Czy organizacja odpowiedziała na pytanie o DPA i przetwarzanie danych w UE?
Proponowana data nie jest potwierdzonym terminem. Pytanie klienta o funkcję nie dowodzi również, że funkcja znalazła się w ofercie.
Brakujące dane
W tej sekcji umieść informacje potrzebne do prowadzenia szansy, których nie ma w dostępnych rekordach:
- właściciel decyzji zakupowej po stronie klienta;
- potwierdzony termin decyzji;
- osoba odpowiedzialna za kolejne kroki.
Brak danych jest wskazówką do rozmowy lub aktualizacji CRM. Nie należy go uzupełniać domysłem.
Przykład jednokartkowego briefu
KONTO: Polnova Retail
SZANSA: OPP-1042
SPOTKANIE: [DATA I GODZINA]
POTWIERDZONE FAKTY
- Wartość szansy: 180 000 zł, etap Proposal. Źródło: rekord OPP-1042.
- Pilot obejmuje 12 sklepów. Źródło: CRM-N1.
- Klient odebrał poprawiony harmonogram. Źródło: MAIL-1.
- Agenda obejmuje SSO, bezpieczeństwo i właściciela wdrożenia. Źródło: TEAM-1.
PYTANIA OTWARTE
- Czy CFO zaakceptował budżet?
- Czy SSO jest objęte ceną?
- Czy start pilota 6 października został potwierdzony?
- Jaki jest status odpowiedzi dotyczącej DPA i przetwarzania danych w UE?
BRAKUJĄCE DANE
- Właściciel decyzji zakupowej.
- Potwierdzony termin decyzji.
- Osoba odpowiedzialna za kolejne kroki.Krok 7. Sprawdź brief przed rozmową
Przed spotkaniem wykonaj ostatnią kontrolę:
1. Porównaj każdy fakt z oryginalnym rekordem lub wiadomością.
2. Sprawdź datę aktualizacji danych w CRM.
3. Usuń informacje bez możliwego do wskazania źródła.
4. Oddziel propozycje od zatwierdzonych decyzji.
5. Wybierz pytania, które możesz wyjaśnić jeszcze przed spotkaniem.
6. Ustal, które braki uzupełnisz podczas rozmowy.
7. Po spotkaniu zaktualizuj CRM, aby kolejny brief korzystał z pełniejszych danych.
Sam układ briefu możesz też wykorzystać poza ekosystemem Microsoftu. Przykład innego podejścia znajdziesz w poradniku Jak przygotować brief marketingowy w ChatGPT.
Ograniczenia tej metody
Sales agent nie został przez nas uruchomiony na koncie z aktywnym CRM. Lokalna próba obejmowała wyłącznie porządkowanie fikcyjnych danych i kontrolę ośmiu tez kandydujących. Cztery zachowano jako fakty z przypisanymi źródłami. Dwa sprzeczne twierdzenia odrzucono, a niepotwierdzone informacje przeniesiono do pytań otwartych.
Limit 30 rekordów, wymagania dostępu i różnice między widokami pochodzą z dokumentacji Microsoftu. Nie potwierdza ich niezależne źródło ani test przeprowadzony w polskiej organizacji. Producent może też zmienić funkcje i interfejs wraz z aktualizacjami produktu.
Jeśli Twoja organizacja korzysta z Microsoft 365 Copilot, pierwszym krokiem jest sprawdzenie z administratorem, czy Sales agent ma połączenie z CRM i dostęp do potrzebnych źródeł. Szerszy kontekst wykorzystania AI przy rozmowach sprzedażowych znajdziesz w artykule AI w umawianiu spotkań handlowych.
Źródła
- Microsoft, Use Sales agent in Microsoft 365 Copilot: funkcje agenta, podsumowania CRM, limit rekordów i różnice między widokami.
- Microsoft, Set up Sales agent in Microsoft 365 Copilot: licencja, instalacja, obsługiwane systemy CRM i konfiguracja.
- Microsoft, Sales agent overview: zakres danych, uprawnienia i wymaganie transkrypcji spotkań.
